Кадровый аудит: зачем, для чего и как?
Кадровый аудит, как определяют его сами «кадровые аудиторы» из консалтинговых фирм, является независимой проверкой кадровых документов. Данное определение укоренилось и в бизнес кругах. Однако оно отвечает лишь на вопрос «что», не отвечая на основной вопрос, характеризующий любой вид деятельности — «зачем?». Проведя нехитрую аналогию с законодательным первоисточником (дефинитивная норма «аудит» приведена в ч.3 ст. 1 ФЗ «Об аудиторской деятельности») — «аудит — независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности», получаем содержащее минимум необходимых элементов определение кадрового аудита — независимая проверка кадровых документов в целях выражения мнения об их соответствии нормам и требованиям трудового законодательства.

О каких именно кадровых документах идет речь?
И снова обращаемся к нормативно-правовому акту — Трудовому кодексу Российской Федерации (далее — ТК РФ). ТК РФ не только не содержит термина «кадрового документа», а попросту не имеет такого словосочетания на протяжении всех 62 глав. Вероятно, под кадровыми документами для целей кадрового аудита следует понимать весь массив документов, предусмотренных трудовым законодательством, образующихся и связанных с возникновением, оформлением, изменением и прекращением трудовых отношений как между конкретным работником и работодателем, так и регулирующих вопросы трудовой деятельности у работодателя в целом.

ТК РФ и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, предусматривают обязательное наличие в компании комплекса документов, таких как трудовые договоры и приказы о приеме на работу (об увольнении), книги учета трудовых книжек, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, графики отпусков, положения и инструкции, регламентирующие отдельные вопросы труда, и многое другое.

Содержание, а в ряде случаев и порядок оформления, ведения и хранения этих документов должны соответствовать требованиям ТК РФ и иных нормативных актов, в противном случае такое несоответствие, в зависимости от вида документа, будет квалифицированно по ч. 1 или 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вместе с тем очевидно, что одного только формального (документарного) оформления недостаточно, т.к. оно зачастую не отражает материального (реального) положения дел кадровой работы и соблюдения норм трудового законодательства в компании. Нередко на бумаге все выглядит хорошо, а при детальном, пристальном анализе со стороны контролирующих органов все оказывается более чем плачевно. Одного лишь бумажного выражения какой-либо нормы недостаточно, необходимо еще и ее реальное соблюдение. Для того, чтобы все работало, как часы, а угроза внезапной проверки не повлекла значимых последствий, требуется прежде всего содержательное, материальное соблюдение норм трудового законодательства, вместе с их формальным, документарным отражением.
Предмет кадрового аудита
Устоявшееся определение кадрового аудита отражает поверхностный, формальный подход к сущности предмета аудита. Под предметом кадрового аудита целесообразно понимать не только лишь формальные «кадровые документы», а сущностное, содержательное состояние дел компании в сфере трудовых отношений в целом, и кадрового делопроизводства, как одной из составляющих.
Здесь стоит отметить, что на практике встречаются и такие ситуации, когда содержательно, в части соблюдения трудового законодательства, никаких вопросов к работодателю не возникает: работники своевременно отгуливают отпуска и получают все причитающиеся выплаты, условия труда на рабочих местах соответствуют требования охраны труда, работодатель в полном объеме производит все взносы и отчисления по соответствующим фондам, отсутствуют реальные нарушения прав работников. Однако в документарном плане кадровая работа не ведется, кадровые документы в компании либо отсутствуют вообще, либо оформляются и ведутся ненадлежащим образом и в целом считаются менее важными чем, скажем, бухгалтерские документы.
Указанная ситуация также повлечет привлечение работодателя к административной ответственности, т.к. составы правонарушений, предусмотренных ч.1, 4 ст. 5.27 являются формальными, т. е. для привлечения к ответственности по ним достаточно, к примеру, не указать в трудовом договоре сведения о вредных и (или) опасных условиях труда на рабочем месте и положенные в связи с этим обязательные гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, даже при условии что в действительности такому работнику были установлены в соответствии с ТК РФ сокращенная продолжительность рабочего времени, повышенный размер оплаты труда, предоставлялись ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска и прочее.

Таким образом, кадровый аудит, какой эта деятельность представляется нам — независимая проверка деятельности компании в области соблюдения трудового законодательства в целях получения всесторонней и объективной оценки деятельности компании в данной сфере.

В лучшем случае, работа по данному направлению активизируется при появлении контрольных органов на горизонте, и начинается она, естественно, с приведения в порядок кадровой документации и проводится в экстренном, авральном режиме. Что не может не отразиться на результате.

Иерархия кадровых документов
Для понимания последовательности действий при приведении кадровой документации в порядок (т.н. «восстановлении»), всю документацию, с определенной условностью, можно разделить на:

  • связанную с оформлением и регулированием трудовых отношений между работодателем и конкретным работником — трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы о поощрениях, дисциплинарных взысканиях, личные карточки и проч.;
  • локальную нормативную (регламентирующую) — правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда и проч.;
  • фиксирующую (учетную) — табели учета рабочего времени, штатные расписания, графики отпусков, книги движения трудовых книжек и проч.
Логика построения данной иерархии документов при восстановлении следующая:

  1. Трудовые договоры. Наиболее строгая ответственность предусмотрена именно за ненадлежащее оформление/ уклонение от оформления трудовых договоров. Более того, ненадлежащим образом оформленные трудовые договоры в силу нескольких факторов (наличие экземпляра у работника на руках, включение с 31.12.2017 в ст. 360 ТК РФ в качестве основания для проведения внеплановой проверки ГИТ поступления жалобы о ненадлежащем оформлении трудового договора (ч.7 ст. 360 ТК РФ в ред № 88 от 31.12.2017)) является еще и самой уязвимой, быстро выявляемой зоной. При восстановлении (приведении) трудовых договоров в соответствие с ТК РФ необходимо руководствоваться ст. 57−61 ТК РФ (в части содержания договоров), и ст. 72 ТК РФ — в части порядка оформления таких изменений (в виде письменных соглашений при изменении условий трудового договора)
  2. Локальные нормативные акты — Правила внутреннего трудового распорядка являются основным ЛНА, регулирующим вопросы трудовых отношений в компании. При их восстановлении стоит обратить внимание на их структуру (минимальный объем регулируемых вопросов приведен в ч.4 т.189 ТК РФ) и порядок принятия или внесения изменений (ст. 372 ТК РФ). Разумеется, в ПВТР не должно содержаться норм и условий, противоречащих ТК РФ и / или ухудшающих положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. В рамках любой проверки наличие и содержание таких документов будет в обязательном порядке проверено инспектором. Обязательные в соответствии с ТК РФ условия, не нашедшие нормативного закрепления в ПВТР (вопросы оплаты труда, защиты персональных данных работников и др.) должны быть урегулированы иными локальными нормативными актами, за исключением тех случаев, когда работодатель в соответствии с ФЗ от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» включен в реестр СМП и отнесен к категории микропредприятий (со среднесписочной численностью работников до 15 человек за истекший год). В таком случае компания может упростить себе жизнь, воспользовавшись правом, предусмотренным ст. 309.2 ТК РФ — на использование типовой формы трудового договора, без принятия локальных нормативных актов.
  3. Учетная документация. Достоверность, точность и своевременность внесения соответствующей информации — залог безопасности компании перед лицом трудового инспектора. В то же время, она поддается исправлению в режиме реального времени, относительно малыми трудовыми затратами.
Также стоит отметить, что обязательность тех или иных документов не всегда прямо установлена ТК РФ, однако может вытекать из совокупного анализа нескольких норм трудового законодательства. Так, обязанность работодателя по утверждению и ведению штатного расписания прямо не закреплена ни в ТК РФ, ни в иных актах, содержащих нормы трудового права, однако в ч. 1 ст. 15, ч.2 ст. 57 ТК РФ, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 содержатся ссылки на необходимость внесения сведений о занимаемой должности в трудовой договор, трудовую книжку работника на основании штатного расписания.
При восстановлении документации необходимо учесть все нюансы трудового законодательства, правоприменительной практики Минтруда и судебной практики, связанной с обжалованием предписаний ГИТ или постановлений о привлечении к административной ответственности по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Как видно из вышесказанного, состояние кадрового делопроизводства в компании возможно привести в порядок и в экстренном режиме, многократно снизив сумму штрафных санкций, однако такие меры носят лишь косметический характер, и не способны улучшить реального положения дел в сфере регулирования трудовых отношений. Для поддержания кадрового «здоровья» компании в тонусе, целесообразно периодически, в качестве профилактики, проводить процедуру кадрового аудита.

При этом следует помнить, что основной целью все же является реальное соблюдение норм трудового законодательства (и в том числе корректное ведение кадрового делопроизводства), а не просто правильность ведения кадровой документации.




По всем вопросам свяжитесь с нами любым удобным способом:
E-mail: info@gc-republic.ru
Телефон: +7 812 425 63 78
Спасский пер., д. 14/35
Санкт-Петербург
Made on
Tilda